Платежный календарь в бюджетных учреждениях. Платежный календарь

Финансовое планирование занимает важное место в системе управления финансами организации. В процессе планирования предприятие оценивает состояние своих финансов, выявляет возможности увеличения финансовых ресурсов и направления их наиболее эффективного использования. При этом управленческие решения принимаются на основе анализа финансовой информации.

План поступления и расходования денежных средств, разработанный на предстоящий год с разбивкой по месяцам (бюджет движения денежных средств), дает только общую основу управления денежными потоками предприятия. Денежные потоки организации в течение одного месяца могут характеризоваться высокой динамикой и нестабильностью. Помочь устранить эти недостатки может оперативное управление финансами.

Управление финансами в современных условиях — необходимая составляющая успеха бизнеса. Предприятие, точно и оперативно отслеживающее динамику доходов, расходов и другие ключевые финансовые показатели, должно иметь достаточную информационную базу для принятия верных управленческих и финансовых решений, необходимых для роста компании.

Оперативное управление финансами — это совокупность организационных, методических и технологических мероприятий, обеспечивающих управление текущими финансовыми операциями и финансовыми ресурсами организации в краткосрочной перспективе (как правило, до одного месяца). В отличие от системы бюджетирования оперативное управление финансами планирует платежи в более детализированном виде (по контрагенту и назначению платежа) и использует большую детализацию периодов планирования (вплоть до одного дня).

Обратите внимание. Основным инструментом по оперативному управлению финансами организации является платежный календарь. Платежный календарь представляет собой плановый финансовый документ, обеспечивающий ежедневное управление поступлением и расходованием денежных средств предприятия.

Платежный календарь, разрабатываемый на предприятии, позволяет решать следующие основные задачи :

свести прогнозные варианты плана поступления и расходования денежных средств (оптимистический, реалистический, пессимистический) к одному реальному заданию по формированию денежных потоков предприятия в рамках одного месяца;

в максимально возможной степени синхронизировать положительный и отрицательный денежные потоки, повысив тем самым эффективность денежного оборота предприятия;

обеспечить приоритетность платежей предприятия по критерию их влияния на конечные результаты его финансовой деятельности;

в максимальной степени обеспечить необходимую абсолютную ликвидность денежного потока предприятия, то есть его платежеспособность в рамках краткосрочного периода;

включить управление денежными потоками в систему оперативного контроллинга (соответственно, и текущего мониторинга) финансовой деятельности предприятия.

При внедрении платежного календаря у организации возникают следующие преимущества:

появляется возможность прогнозирования финансового состояния компании;

повышается прозрачность процессов управления доходами и расходами организации;

увеличиваются гибкость и обоснованность решений при изменении экономических условий функционирования компании;

оптимизируется кредитная политика организации;

увеличиваются степень надежности и уровень доверия к компании со стороны кредиторов, инвесторов, головной организации.

Основная цель платежного календаря — формирование графика денежных потоков на ближайший период (от нескольких рабочих дней до одного месяца) таким образом, чтобы гарантировать оплату всех необходимых платежей, минимизировать излишки денежных средств на счетах и избежать кассовых разрывов.

Это важно. Содержание платежного календаря может быть разным (в зависимости от специфики бизнеса и предпочтений заинтересованных сотрудников), однако он всегда должен включать в себя данные о поступлениях и выбытиях, а также о плановых остатках денежных средств (обычно с разбивкой по дням и источникам).

В таблице представлен пример платежного календаря магазина автозапчастей. Для удобства восприятия платежный календарь представлен за пять рабочих дней, а не за целый месяц.

Платежный календарь магазина автозапчастей на предстоящую неделю, руб.
Показатель	Неделя, итого	1-й день	2-й день	3-й день	4-й день	5-й день
Остаток денежных средств на начало периода	39 648,96	39 649,96	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48
Положительный денежный поток	736 495,40	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08	147 299,08
В том числе выручка от продажи запчастей
Отрицательный денежный поток	712 379,27	136 114,49	251 162,98	107 919,71	79 937,62	137 244,47
В том числе: арендная плата
госпошлина в суд
доставка груза
заработная плата
компьютер, оргтехника, программное обеспечение
монтаж вывески

обслуживание контрольно-кассовых машин
оплата поставщикам запчастей

социальные взносы
страхование
услуги банка
услуги связи
хозяйственные нужды
электроэнергия
Чистый денежный поток	24 116,13	11 184,59	-103 863,90	39 379,37	67 361,46	10 054,61
Остаток денежных средств на конец периода	63 765,09	50 834,55	-53 029,35	-13 649,98	53 711,48	63 766,09

Информация о распределении расходов во времени поможет выявить наиболее рисковые с точки зрения возникновения кассовых разрывов моменты и провести мероприятия по перераспределению бремени платежей (например, разнести на разные недели выплату заработной платы и перечисление в бюджет налогов, вовремя воспользоваться кредитом и т. д.). Так, в нашем примере на предстоящую неделю предполагается получить положительный денежный поток в размере 736 495,40 руб., отрицательный денежный поток за данный период составит 712 379,27 руб. (см. таблицу). Таким образом, чистый денежный поток будет равен 24 116,13 руб. (увеличение остатка денежных средств с 39 648,96 руб. до 63 765,09 руб.). Однако если распределить планируемые положительные и отрицательные денежные потоки по дням (на основании выставленных счетов на оплату, сроков выплат, предусмотренных договорами, и т. д.), то получится, что на конец второго дня у организации образуется кассовый дефицит в размере 53 029,35 руб. Для его устранения компании необходимо перенести некоторые из запланированных платежей (например, оплату закупленных товаров у поставщиков либо приобретение оргтехники) на следующий день. Если это невозможно, нужно воспользоваться краткосрочным банковским кредитом в форме овердрафта.

Обратите внимание. Одной из особенностей платежного календаря является его постоянная актуализация. В случае недостатка денежных средств для удовлетворения всех поступивших заявок используются правила ранжирования платежей в зависимости от их вида и уровня приоритета.

На практике нередко возникает ситуация, когда план расхода денежных средств выполняется в полном объеме (на основании представленных заявок), а план поступления денежных средств исполнен частично (соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление денег). Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности (значимости). Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на несрочные хозяйственные нужды, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90 %.

Последовательность формирования платежного календаря

Перед тем как начинать составлять и обрабатывать заявки, необходимо провести целый комплекс мероприятий по разработке и внедрению платежного календаря на предприятии.

Первый этап — формирование плановых данных. Этот процесс реализуется в рамках бюджетирования (составления бюджета движения денежных средств) и является обязательным подготовительным этапом. На основании плановых данных (годовых, с помесячной разбивкой) происходит углубленная детализация поступлений и выплат.

Второй этап — определение перечня аналитик (статьи бюджета движения денежных средств, контрагенты, договоры), в разрезе которых будет проводиться формирование платежного календаря. Это позволит создать инструмент для контроля предстоящих выплат и поступлений.

После определения перечня аналитик формируется механизм составления и исполнения платежного календаря. Поступления и платежи планируются на основании внесенных подразделеними-заказчиками заявок. После проверки на соответствие установленным лимитам заявленные платежи включаются в платежный календарь. Сбалансированный по суммам поступлений и платежей платежный календарь является основанием для составления реестра платежей и передачи его для исполнения.

На заключительном этапе внедрения платежного календаря механизм его составления и исполнения закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий. В большинстве случаев регламент описывает следующий порядок работы с платежным календарем (см. рисунок).

Схема процесса реализации платежного календаря

В идеале, ведение платежного календаря в организации должно быть автоматизировано. Это позволит повысить оперативность поступления финансовой информации и исключить негативное воздействие человеческого фактора на управление текущими финансами.

Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов - недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и помогает оперативно управлять финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.

Новый функционал по планированию финансовых потоков

Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации должно быть достаточное количество средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность - (рис. 1).

Рис. 1. Форма платежного календаря

Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование . В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.

Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя , бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.

Разделы Платежного календаря

Отчет в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):

Оплата от покупателей ;
Прочие поступления ;
Налоги и взносы ;
Платежи поставщикам;
Периодические платежи .

Рассмотрим, какая информация отображается в каждом из разделов.

Оплата от покупателей

В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю , Реализация (акты, накладные) , Оказание производственных услуг , Передача ОС , Передача НМА . Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное - Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей.

Информацию о просроченных платежах можно получить, если перейти по соответствующей гиперссылке в форму помощника Ожидаемая оплата от покупателей (рис. 2).

Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»

В форме помощника можно изменить срок оплаты одного или нескольких документов, предварительно выделив их курсором. По кнопке Изменить срок оплаты открывается форма ввода нового срока оплаты. Также срок оплаты документа можно изменить непосредственно в колонке Срок оплаты . Выделив строки в списке, можно отправить электронное письмо контрагенту с напоминанием об оплате. Письмо сформируется автоматически по кнопке Напомнить .

Прочие поступления

В разделе Прочие поступления отображается информация о денежных средствах, внесенных в кассу кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на счет организации, но еще не зачисленные по назначению (остатки по счету 57.01 «Переводы в пути»). Также в разделе отображается планируемое поступление денежных средств по договорам эквайринга (остатки по счету 57.03 «Продажи по платежным картам»).

Налоги и взносы

В разделе Налоги и взносы отображаются задачи по уплате платежей в бюджет (налоги, сборы, страховые взносы). Суммы налогов, сборов и взносов к уплате рассчитываются по данным информационной базы - это либо начисленные суммы налогов, либо данные из подготовленных деклараций или отчетов. Если по платежу не было возможности определить сумму (например, нет ни декларации, ни начислений), то в поле вместо суммы отображается прочерк. Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие - например, Оплатить или Свериться с ФНС . В случае, когда сумма платежа не определена, программа подскажет, какое действие нужно выполнить - например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.

Платежи поставщикам

В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика , Поступление (акты, накладные) , Поступление доп. расходов , Поступление НМА . По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам .

Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке. При нажатии на нее открывается форма помощника Оплата поставщикам , с помощью которого можно автоматически сформировать список платежных поручений на оплату поставщикам. Для этого нужно отметить флагом строки, по которым нужно сформировать платежные поручения. Платежные документы формируются автоматически по кнопке Создать платежные поручения .

В раздел включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).

Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»

Периодические платежи

В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах - например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж?. Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.

В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу / расходу денег с помощью команды Перенести на другой день . Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей.

В простом и наглядном виде представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации.

Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств, в котором кассовые разрывы отсутствуют.

Библиографическое описание:

Нестеров А.К. Платежный календарь [Электронный ресурс] // Образовательная энциклопедия сайт

Платежный календарь детализирует на определенный период текущий финансовый план и представляет информацию о движении денежных средств организации.

Составление платежного календаря

В целях повышения эффективности внутренней финансовой дисциплины платежный календарь используется в табличной форме, в нем содержаться все поступления и платежи предприятия за период. Период определяется внутренней политикой предприятия в зависимости от поставленных задач. Возможные периоды: 1 год, 6 месяцев, 3 месяца.

Годовой период применяется в тех случаях, когда полугодовая детализация не представляется необходимой по причине относительно небольшого количества хозяйственных операций. Трехмесячный период более подходит для целевых проектов и краткосрочных программ. Наиболее распространенной практикой в современных условиях является применение полугодовой детализации.

Платежный календарь составляется на заданный период с разбивкой данных по месяцам. В качестве исходных данных используются внутренние графики оплаты договоров, в которых отражены сроки платежей, а также графики периодических выплат.

Платежный календарь должен составляться таким образом, чтобы сумма поступлений не была меньше ожидаемых расходов. Общее правило при этом соблюдается следующее: Если поступления превышают платежи, показывается остаток денег, что означает платежеспособность компании, в противном случае организация не сможет рассчитаться по своим обязательствам.

По своей природе, платежный календарь является основным инструментом бюджетирования расходов предприятия. Рассмотрим общий порядок составления платежного календаря. В первую очередь, в календарь, заносятся все регулярные выплаты и поступления: расчеты по кредитам, уплата авансов, регулярные расчеты с контрагентами. Остальные планируемые платежи распределяются с учетом планируемых поступлений. В рамках этого в организации используется простая форма заявки на нерегулярные платежи. Подобные заявки подписывают руководители подразделений предприятие, после чего передают их в финансовый отдел. Финансовый отдел согласовывает все заявки на платежи таким образом, чтобы перед компанией не встал объем платежей больший, чем предприятие может заплатить в конкретном месяце.

Таким способом не допускается нарушение баланса доходов и расходов: если сумма платежей по заявкам не превышает поступлений, то суммы включаются в платежный календарь; если нет, то заявки передаются на утверждение начальнику финансового отдела, который принимает решение, будет ли проводиться данный платеж или нет. При необходимости финансовый отдел может запрашивать документальное обоснование необходимости проведения платежа, если он относится к незапланированным заявкам или проводится сверх установленного лимита расходов.

Таким образом, общий порядок составления платежного календаря сводится к следующим операциям:

составляется проект платежного календаря,
проводится сравнение планируемых расходов и поступлений,
в случае выявления несоответствий платежный календарь оптимизируется для соблюдения принципа превышения поступлений над расходами.

Пример проекта платежного календаря

Пример проекта платежного календаря на полугодовой период представлен в таблице

Пример проекта платежного календаря

Наименование статей			сентябрь



Проценты по кредитам
Расходы на оплату труда

Погашение кредита

Итого платежей
ПОСТУПЛЕНИЯ
За реализованную продукцию
Возврат денег с депозитов
Ссуды полученные

Итого поступлений

По итогам сопоставления сумм поступлений и расходований денежных средств превышение платежей над поступлениями должно иметь отрицательные значения на протяжении всего периода, а превышение поступлений над платежами – положительные. Чаще всего, за период в целом предприятие сохраняет свою платежеспособность, но в отдельные месяцы оно не в состоянии рассчитаться по своим обязательствам, а несбалансированность платежного календаря вызывается превышением сумм возможных расходов. Именно такую ситуацию иллюстрирует пример платежного календаря.

Проект платежного календаря, являясь первоначальным вариантом документа, довольно часто оказывается несбалансирован.

Основной проблемой является отсутствие сбалансированного соотношения между поступлениями от реализуемых партий продукции и сроками оплаты по счетам от поставщиков. Для ликвидации данного дисбаланса проводится работа по оптимизации платежного календаря предприятия.

На практике наиболее распространенным случаем является ситуация, когда темпы поставок, опережая темп объемов реализации, приводят к росту суммы расходов, которая превышает сумму поступлений от основной деятельности компании.

В общем случае поддержание финансовой дисциплины сводится к пересмотру платежного календаря, чтобы исключить из него даты, в которых расходы превышают поступления. Причина заключается в том, что нужно планировать и некоторые обстоятельства, например, нельзя полностью полагаться на своевременность оплаты счетов контрагентами компании, поскольку может возникнуть неудовлетворительное положение, а на расчетном счете компании на начало месяца не окажется нужной суммы.

Оптимизация платежного календаря

Оптимизация платежного календаря опирается на несколько основных приемов:

заложить часть расходов в бюджете на более поздний период;
разделить крупный платеж на несколько частей, чтобы распределить его между несколькими периодами;
добиться льготных условий поставок, например, воспользоваться коммерческим кредитом;
расчет с помощью альтернативных способов, например, товарным векселем;
конвертация платежных средств, например, продажа векселя позволяет получить денежные средства на расчетный счет для погашения платежей;
провести дополнительное краткосрочное банковское кредитование компании, при этом, однако, следует учесть увеличение выплат по процентам и погашение кредита в будущих периодах.

Рассматривая указанные способы, к которым предприятия прибегают в практике хозяйственной деятельности, следует отметить, что наименее болезненны для компании первые три приема, так как они не ведут к увеличению объемов платежей и вызывают рост расходов компании. Четвертый и пятый прием связаны в первую очередь с организационными сложностями, поэтому они менее привлекательны при оптимизации платежного календаря. Наконец, краткосрочное банковское кредитование ведет к росту расходов компании и является нежелательным для предприятия, ведущего успешную хозяйственную деятельность. Поэтому прибегать к последнему приему следует только в самых крайних случаях.

Рассматривая приведенный выше пример проекта платежного календаря, можно сделать вывод о необходимости его оптимизации, для чего воспользуемся первым приемом. Для этого следует перенести с июля, августа и октября на сентябрь и ноябрь часть платежей поставщикам. В результате проведенной оптимизации составим новый платежный календарь.

Пример оптимизированного проекта платежного календаря на полугодовой период представлен в таблице

Пример оптимизированного платежного календаря

Наименование статей			сентябрь

За материалы, топливо, электроэнергию, товары, услуги
Платежи в бюджет и социальные фонды
Проценты по кредитам
Расходы на оплату труда
Перечисление средств на депозиты
Погашение кредита

Итого платежей
ПОСТУПЛЕНИЯ
За реализованную продукцию
Возврат денег с депозитов
Ссуды полученные

Итого поступлений
Превышение платежей над поступлениями
Превышение поступлений над платежами

Если после оптимизации платежного календаря на протяжении всего периода превышение платежей над поступлениями имеет отрицательные значения, а превышение поступлений над платежами – положительные, это позволяет сделать вывод об удовлетворительном положении компании в плане эффективности хозяйственной деятельности. Такая ситуация означает, что в любой период предприятие сможет рассчитаться по своим обязательствам за счет поступлений от основного вида деятельности.

Управление расходами в рамках запланированного бюджета расходов в соответствии с платежным календарем должно осуществляться посредством ежедневного контроля финансовым отделом перечня и сумм планируемых на очередную дату расходов.

В случае если компания не имеет достаточно средств для оплаты всех счетов в определенный день, часть запланированных платежей следует переносить на другие дни. В соответствии с этим при необходимости должен пересчитываться и платежный календарь. В случае появления несоответствия в пересчитанном платежном календаре, он должен быть оптимизирован с помощью рассмотренных выше приемов.

В целях поддержания эффективности внутренней финансовой дисциплины рекомендуется также, чтобы окончательный вариант платежного календаря утверждался начальником финансового отдела с руководством предприятия.

Сегодня возникновение у компании кассовых разрывов во многом зависит от того, насколько точно финансовый директор компании может составить платежный календарь. Есть несколько проверенных на практике рецептов. Какие разделы платежного календаря предприятия важно предусмотреть мы расскажем в статье и приведем образец платежного календаря.

Реестр платежей в платежном календаре

Важная составляющая рабочего платежного календаря – реестр запланированных выплат. Как правило, именно этот документ отдается на подпись финансовому или генеральному директору. Причем в идеале в реестре платежей присутствуют не только такие стандартные колонки, как дата составления заявки на платеж, номера счета и договора, наименование контрагента и сумма к оплате, но и ряд дополнительных полей, которые помогут руководителю департамента казначейства (или финансовому директору, если как таковая казначейская функция не выделена) сформировать платежный календарь, а именно:

наименование статьи бюджета , в рамках которой будет осуществлен платеж. Одна из классических процедур, выполняемых при согласовании заявок на платеж, – проверка на соответствие бюджету. Такую проверку будет намного проще проводить не по отдельной заявке, а по реестру платежей. Для этого по каждому заявленному платежу будет оправдано указать наименование статьи бюджета;
источник оплаты – указывается, с какого расчетного счета (из какой кассы) планируется выплатить деньги по заявке. Без этого при составлении платежного календаря сложно будет спланировать остатки на начало и конец дня в разрезе расчетных счетов компании;
авторизация – дополнительный признак, отражающий состояние заявки: согласована или не согласована. Кстати, это поле можно разбить на несколько составляющих, например по должностям ответственных лиц, принимающих участие в согласовании. В итоге финансовый директор, получивший на подпись в начале недели (или в конце предыдущей) реестр платежей, будет четко видеть, какие заявки получили одобрение на предыдущих этапах, а какие еще лежат на согласовании и у кого;
факт исполнения заявки – поле, которое будет содержать пометку о том, оплачена заявка или нет, а также дату платежа. В случае необходимости инициатор сможет быстро получить информацию о состоянии своей заявки, а финансовый директор – быстро актуализировать платежный календарь, внеся в него те оплаты, которые уже прошли на текущей неделе.

Правила сбора и прохождения заявок

Можно смело утверждать, что составление платежного календаря , сколько-нибудь достоверного, на ближайшую неделю не получится, если в компании нет регламента платежей. Всегда найдутся руководители подразделений, которые будут требовать немедленно оплатить тот или иной счет. И это при том, что на практике крайне редко возникают ситуации, когда предвидеть необходимость тех или иных выплат хотя бы за неделю невозможно. Чаще всего «срочность» – причина забывчивости и халатности отдельных сотрудников, которая в отношении денег сегодня просто недопустима. Регламент платежей определяет правила заполнения заявок, порядок согласования, а также сроки, в которые может быть подана заявка, и время, когда она будет исполнена. Например, формирование инициатором платежа заявки и ее акцепт руководителем подразделения – каждый понедельник до 16.00, выдача наличных средств по согласованным заявкам – среда, четверг, пятница после 11.00; безналичная оплата по заявкам первого приоритета – каждый четверг до 14.00 и т. д.

Регламент проведения платежей утверждается приказом генерального директора по предприятию и доводится до сведения всех сотрудников. Кстати, самое главное в регламенте платежей – уделить особое внимание тому, как будет проходить заявка, если нарушены сроки ее предоставления, превышен лимит по бюджетной статье. Это не только определит порядок действий в непредвиденной ситуации, но и будет мотивировать людей жестче следовать регламенту. Например, если нарушен срок формирования заявки, а в регламенте на этот случай предусмотрено общение с финансовым или генеральным директором, для подавляющего большинства сотрудников это серьезный стимул впредь заблаговременно информировать о любых платежах финансовую службу. Скачать регламент проведения платежей можно внизу под статьей.

Планируем поступления средств при составлении платежного календаря

Как это ни парадоксально, самое сложное – спланировать в платежном календаре сумму поступающих средств за день. Чаще всего действуют следующим образом. Поступления, запланированные в бюджете движения денежных средств, делят на количество рабочих дней в месяце и полученную цифру заносят в платежный календарь как входящий денежный поток одного дня. Собственно, другого решения и нет, особенно если речь идет о компании, работающей с розничными покупателями без заключения предварительных договоров. Но это необходимо учитывать, планируя выплаты. Например, у компании остатки на счетах на начало дня составляют 150 тыс. рублей, к поступлению ожидается 300 тыс. рублей. На основании этих данных запланировано оплатить счета на сумму 450 тыс. рублей. В итоге выяснится, что из запланированных 300 тыс. рублей до конца банковского дня поступило лишь 200 тыс. рублей. А весь платежный календарь надо переделывать. Более того, остатки на расчетных счетах были спланированы в ноль, а у предприятия на руках договор с банком, по которому оно обязуется поддерживать на счете неснижаемый остаток – 10 тыс. рублей. Ниже мы привели пример платежного календаря .

Лучше заранее определить, какую долю из запланированных к поступлению средств можно направить на оплату тех или иных счетов. Чаще всего это делается экспертным путем, исходя из опыта компании или же на основании анализа движения средств. Более того, в регламенте платежей лучше заранее определить размер страхового остатка средств на конец каждого рабочего дня, который будет приниматься в расчет при составлении платежного календаря.

А в дополнение ко всему не лишним будет в платежный календарь включить данные о существующих у компании невыбранных лимитах в рамках кредитных линий. Например, эту информацию можно указывать там же, где и сведения о входящих остатках. В таком случае сведения о финансовых возможностях предприятия в платежном календаре будут представлены максимально полно, и финансовый директор сможет эффективнее распоряжаться доступными ресурсами.

Определение приоритетов, если денег для оплаты всех счетов нет

Сегодня для многих компаний вполне характерна ситуация, когда доступных средств не хватает для оплаты всех акцептованных заявок. Как правило, это приводит к тому, что собирается совещание со всеми руководителями подразделений, в ходе которого обсуждается, какие платежи можно отложить. На подобную процедуру тратится немало времени и сил. Более оперативно управлять деньгами можно, если в каждой заявке будут указаны приоритет платежа и срок оплаты по договору. Располагая этими данными, финансовый директор сможет самостоятельно принимать решение о переносе тех или иных выплат на более поздние сроки. Как правило, в первую очередь погашается задолженность по заработной плате, перед бюджетом, банками. Вторая очередь – ключевые контрагенты, разрыв взаимоотношений с которыми грозит компании остановкой производства или существенными пенями. Третья очередь – все остальные платежи.

Кстати, для того, чтобы удобнее было отслеживать неоплаченные заявки, лучше не только указывать факт исполнения (или неисполнения заявки), но и предусмотреть в платежном календаре помимо классического деления платежей по статьям затрат также аналитику по контрагентам. Проще всего сформировать платежный календарь в Excel. Если создается платежный календарь в Excel , достаточно будет ввести дополнительный столбец, в котором указывать получателя. В итоге можно будет достаточно быстро вывести список дебиторов, которым нужно заплатить в ближайшее время.

Исполнение платежного календаря

После того как платежный календарь составлен, остается его актуализировать. Как правило, это делается в конце дня на основании выписки из системы «банк-клиент». Вместо плановых данных в платежный календарь вносятся сведения о фактически осуществленных оплатах, поступлениях и самое главное – остатках. При необходимости можно предусмотреть возможность ежедневного анализа отклонений плановых значений от фактических. Но, как правило, подобный анализ оправдан по итогам недели.

Еще один нюанс, который стоит учесть при составлении платежного календаря предприятия, – сделать укрупненный план поступлений и выплат с делением по неделям (а не по дням) на ближайший месяц. Это поможет лучше ориентироваться в предстоящих платежах, особенно если какие-то из них уже переносилось из-за нехватки средств.

Еще о том, как составить платежный календарь и как с ним работать, смотрите на видео. Рассказывает Елена Митрофанова, руководитель проектов ОФЭР компании IBS. Она также привела образец платежного календаря.

Видео

Чтобы предприятие вовремя могло выполнять взятые на себя финансовые обязательства, следует избегать кассовых разрывов - недостатка денежных средств, необходимых для финансирования очередных расходов. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь», который не только помогает бороться с кассовыми разрывами, но и способствует оперативному управлению финансовыми потоками. В календаре могут отражаться сведения о поступлениях от покупателей и о запланированных оплатах поставщикам; о платежах в бюджет; о просроченных платежах; о денежных средствах, находящихся в пути между банком и кассой (например, при инкассации), и планируемых к поступлению по договорам эквайринга. Новая функциональность особенно полезна для малых и средних компаний, у которых отсутствует финансовый отдел или в штате нет финансового менеджера.

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени:

1. Начиная с версии 3.0.43.152 в программе «1С:Бухгалтерия 8» появился «Платежный календарь» - функционал, помогающий бороться с кассовыми разрывами и способствующий оперативному управлению финансовыми потоками.

2. Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование.

3. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.

4. Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций): оплата от покупателей, прочие поступления, налоги и взносы, платежи поставщикам, зарплата, периодические платежи.

Новый функционал по планированию финансовых потоков

Для стабильной работы предприятия необходимо своевременное осуществление всех запланированных платежей контрагентам. Для этого на момент выполнения платежа в кассе или на расчетных счетах организации в банке должно быть достаточно средств. Ситуация, когда денежных средств временно не хватает, называется кассовым разрывом. В программе «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 для предотвращения кассовых разрывов предусмотрена новая функциональная возможность - Платежный календарь (см. рис. 1).

Рис. 1. Форма платежного календаря

Доступ к Платежному календарю осуществляется по одноименной гиперссылке из раздела Руководителю в группе Планирование . В настройках командной панели указывается организация, для которой формируются сведения о планируемых платежах, и период составления прогноза, включая текущую дату. Платежный календарь - это отчет, в котором по дням отражается план поступления и расходования денежных средств, а также информация об остатках денежных средств на начало и конец каждого дня.

Отрицательные значения на конец дня обозначают кассовые разрывы. Они выделяются в отчете красным цветом. Для исключения кассовых разрывов необходимо следить, чтобы сумма платежей не превышала сумму поступлений с учетом остатка на начало дня. Используя Платежный календарь , бухгалтер видит, где намечается недостаток средств, и может вовремя принять меры для его устранения.

Разделы Платежного календаря

Отчет Платежный календарь в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 может включать в себя следующие разделы (при наличии соответствующих ситуаций):

Оплата от покупателей;
Прочие поступления;
Налоги и взносы;
Платежи поставщикам;
Зарплата;
Периодические платежи.

Рассмотрим, какая информация отображается в каждом из разделов.

Оплата от покупателей

В разделе Оплата от покупателей отображаются платежи, запланированные согласно документам учетной системы Счет покупателю, Реализация (акты, накладные), Оказание производственных услуг, Передача ОС, Передача НМА .

Напоминаем, что возможность указывать сроки уплаты в этих документах устанавливается в настройках функциональности. Для того чтобы пользователь мог отслеживать сроки ожидаемых оплат от покупателей, в разделе Главное -> Функциональность на закладке Расчеты необходимо установить флаг Планирование платежей от покупателей .

Рис. 2. Помощник «Ожидаемая оплата от покупателей»

Прочие поступления

Налоги и взносы

Для платежей в бюджет доступны действия, аналогичные соответствующим задачам в Списке задач . По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие - например, Оплатить или Свериться с ФНС . В случае, когда сумма платежа не определена, программа «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 подскажет, какое действие нужно выполнить - например, подготовить декларацию по соответствующему налогу.

Платежи поставщикам

В разделе Платежи поставщикам отображаются платежи, запланированные согласно документам Счет от поставщика, Поступление (акты, накладные), Поступление доп. расходов, Поступление НМА . По клику на ячейку открывается документ, на основании которого запланирован платеж. Для того чтобы пользователю была доступна возможность указывать сроки оплаты в документах поставщика, необходимо в настройках функциональности программы на закладке Расчеты установить флаг Планирование платежей поставщикам .

Зарплата

В раздел Зарплата включены платежи по выплате сотрудникам заработной платы. По клику на ячейке открывается меню, в котором можно выбрать нужное действие, например Выплатить или Свериться с ФНС по НДФЛ (рис. 3).

Рис. 3. Разделы «Налоги и взносы» и «Зарплата»

Периодические платежи

В разделе Периодические платежи отображается информация о регулярных платежах - например, за коммунальные услуги, связь, аренду, интернет и др. Дату напоминания об очередном платеже и регулярность напоминаний можно установить в форме платежного поручения по гиперссылке Повторять платеж ? Информация о просроченных платежах доступна по соответствующей гиперссылке.

В форме Платежного календаря можно скорректировать планы по приходу/расходу денег с помощью команды Перенести на другой день . Для этого нужно выделить область, содержащую информацию о платеже. Также команда доступна в контекстном меню ячейки платежа. Перенос доступен только для платежей поставщикам и для оплаты от покупателей.

В простом и наглядном виде Платежный календарь представляет информацию о прогнозном движении денежных средств с возможными кассовыми разрывами и способствует оперативному принятию мер по недопущению этой ситуации. Результатом оптимизации платежного календаря является упорядоченный план (прогноз) движения денежных средств организации, в котором кассовые разрывы отсутствуют.